OneStream XF:  Comment garantir la qualité des données :  Les Confirmation Rules

Après notre premier article de présentation générale de la plateformeOneStream, nous rentrons dans le vif du sujet avec la partie sécurisation & qualité de la donnée.

Une solution de reporting financier n’est pas complète si elle ne garantit pas la qualité et la cohérence de la donnée.

Qu'il s'agisse des attentes internes de l'entreprise ou des exigences dictées par les organismes, tels que l'IASB ou le FASB ou SOX, ces règles sont définies pour garantir la cohérence, l'exhaustivité, l'exactitude et la précision des données.

Validation de la donnée : OneStream XF a imaginé les Confirmation Rules

La solution OneStream XF comprend de multiple process fonctionnant en parallèle et interagissant entre eux au travers du Workflow.

Le process de validation de la donnée, que ce soit dès le chargement depuis le système comptable ou avant le SignOff final s’opère au travers de 2 fonctionnalités : Confirmation et Certification.

La principale fonctionnalité du process de Confirmation est nommée : Confirmation Rules.

Chaque Confirmation Rules représente un contrôle de cohérence de la données, basé sur une Rule Formula appliquée aux éléments Scenario, Time et Entity du Workflow.

Workflow. L’étape “Confirm”

Le workflow est le coordinateur de toutes les actions effectuées par un utilisateur : import de données, saisie de données, saisie de journaux, validation des données et Sign Off.

Les Confirmation rules sont exécutées pendant l’étape de “Confirm”.

Cette étape peut être mise en place à différentes étapes du process de reporting :

• Après le chargement de la balance pour des contrôles basiques :
  • équilibre du bilan
  • détail de l’analytique égal au total
  • …

• Après la saisie complémentaires via les Forms pour des contrôles plus avancés :
  • équilibre des flux
  • contrôle croisés bilan et P&L
  • contrôles croisés avec les annexes
  • contrôles de signe
  • contrôle de cohérence (variation vs M-1, vs Budget)
  • exigence de commentaire de la donnée
  • …

• Après la saisie de journaux d’ajustements
• Selon un cadencement (notion de Channel dans Onestream XF) si le reporting est découpé par phase selon un calendrier différent

La force de la fonctionnalité “Confirmation Rules” est de fournir à l’utilisateur une visualisation claire et riche sur la validation ou non des contrôles, contrôle par contrôle et entité par entité sous forme de feu vert (Pass), orange ou rouge (Fail).

Chaque confirmation peut être bloquante dans le process de confirmation ou un simple avertissement. Un seuil de tolérance peut être mis en place en tenant compte de la devise de l’entité.

Les colonnes d’Information permettent d’apporter des explications à l’utilisateur sur l’anomalie et la manière de la résoudre : liste des comptes en erreur, indication de la Form à utiliser, …

Tous ces éléments sont évidemment paramétrables selon le contexte.

Un process à la main de l’administrateur ou d’un utilisateur avancé permet de contre-passer des contrôles si nécessaire.

Une fois toutes les Confirmation Rules résolues, l’étape “Confirm” peut être validée.

La dernière étape de Certification valide définitivement le process et la donnée. Pour des besoins tels que requis par SOX par exemple, un questionnaire peut être attaché à cette étape afin de mettre en place une validation complémentaire.

Des tableaux de bord permettent d’avoir une vision multi-société pour suivre l’avancement.

Onestream XF offre donc une fonctionnalité de validation des données embarquée tout en étant paramétrable selon les besoins.

Comme toute solution, des améliorations sont attendues comme une meilleure intégration avec le Forms, afin de mettre en place des chainage par exemple.

Validation des données : HFM vs OneStream XF, en bref

En tant qu’experts de la mise en place d’HFM, la comparaison entre la mise en oeuvre du process de validation des données entre HFM et Onestream XF vien naturellement.

Tout d’abord, HFM offre une fonctionalité native qui permet, via le contrôle du processus, d’avoir une vision agrégée des contrôles pour le quadruplet Scenario/Year/Period/Entité. Pour plus d’information, il est nécessaire de paramétrer un ensemble de web forms ou rapports apportant de l’information détaillée (voir ci-après).

La fonctionnalité native de Onestream XF permet dans un seul endroit de visualiser l’intégralité des informations.

Plus précisément:

1. Pour activer la validation des données :

• HFM: créer un compte de validation (ou plusieurs en cas d’utilisation des Submission Phase) et l’affecter dans les propriétés de l’application
• OS: affecter des profils de Confirmation Rules dans les différents workflow. Chaque workflow peut avoir une jeu de Confirmation rules dédié

2. Pour créer les contrôles:

• HFM: les “contrôles” sont créés en tant que Compte
• OS: les Confirmation Rules sont créés dans un module séparé

3. Les formules de calcul:

• HFM: les formules sont gérées dans le fichier de règle en VB
• OS: chaque Confirmation rule a sa propre règle en VB

4. Contrôle bloquant ou warning :

• HFM: seuls les contrôles bloquants sont définis. Les autres sont juste affichés dans des Web Forms ou rapports
• OS: Chaque Confirmation rules est qualifiée de bloquant ou warning. Ils sont ensuite affichés selon un color coding différent (orange/vert ou rouge/vert)

5. Exécution des contrôles:

• HFM: les contrôles sont exécutés chaque fois qu’un calcul ou qu’une consolidation sont lancés, ce qui a un impact sur les temps de traitement
• OS: Les Confirmation Rules sont exécutées uniquement lors de l’étape de Confirmation

6. Pour analyser les contrôles:

• HFM: nécessité de paramétrer des WebForms ou des rapports afin de décrire le contenu des contrôles. L’avantage est de pouvoir mettre en place un système de chainage entre document permettant de comprendre et corriger la donnée source
• OS: Chaque Confirmation rules présente des informations décrivant le contrôle, les moyens de le résoudre

Prochain article, zoom sur le workflow !